Không phải doanh nghiệp nào cũng cần thuê công ty bảo vệ ngay từ ngày đầu hoạt động.

Một văn phòng nhỏ, ít người ra vào, thời gian làm việc cố định và không có nhiều khu vực hoặc tài sản cần kiểm soát có thể vẫn vận hành phù hợp bằng nhân sự nội bộ, lễ tân, hành chính hoặc các biện pháp quản lý sẵn có.

Nhưng khi doanh nghiệp phát triển, bài toán an ninh cũng thay đổi.

Một văn phòng bắt đầu có nhiều khách và nhân viên làm ngoài giờ. Một nhà máy mở thêm cổng, tăng ca sản xuất và phát sinh lượng lớn xe giao nhận. Một kho có giá trị hàng hóa ngày càng cao. Một tòa nhà phải kiểm soát đồng thời sảnh, bãi xe, khách, nhà thầu, khu vực kỹ thuật và hoạt động ban đêm.

Từ thời điểm đó, an ninh không còn đơn giản là “có một người ngồi ở cổng”.

Nó trở thành một hoạt động phải được duy trì liên tục bằng con người, ca trực, quy trình, người quản lý, lực lượng thay thế và dữ liệu kiểm soát.

Đây chính là thời điểm doanh nghiệp nên đặt câu hỏi:

Câu trả lời không nằm ở quy mô doanh thu hay một số lượng nhân viên cố định. Nó nằm ở mức độ phức tạp của vận hành và gánh nặng quản lý mà doanh nghiệp đang phải tự chịu.

1. Khi an ninh trở thành một bài toán vận hành, mô hình đơn giản bắt đầu bộc lộ giới hạn

Ở quy mô nhỏ, việc tự quản lý bảo vệ có thể hợp lý.

Nếu một cơ sở chỉ hoạt động giờ hành chính, ít khách, ít phương tiện và không có nhiều tài sản cần kiểm soát, doanh nghiệp có thể chưa cần một hệ thống phức tạp.

Vấn đề bắt đầu thay đổi khi hoạt động đòi hỏi tính liên tục.

Ví dụ, từ một vị trí trực ban ngày chuyển sang yêu cầu 24/24, doanh nghiệp không chỉ cần kéo dài thời gian làm việc. Phải có nhiều người để luân phiên ca, giải quyết ngày nghỉ, nghỉ bệnh, nghỉ phép và các trường hợp bỏ việc đột xuất.

Một vị trí tưởng như chỉ cần “01 bảo vệ” thực tế đã trở thành bài toán gồm tuyển dụng, bố trí ca, chấm công, quản lý chất lượng và nhân sự dự phòng.

Tại nhà máy – khu công nghiệp, mức độ phức tạp còn cao hơn khi bảo vệ phải phối hợp với sản xuất, kho, logistics, hành chính, kỹ thuật và các đầu mối chủ quản.

Tại tòa nhà – văn phòng – chung cư, yêu cầu lại kết hợp an ninh với kiểm soát khách, bãi xe, khu vực kỹ thuật và chất lượng giao tiếp.

2. 8 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp nên đánh giá lại mô hình bảo vệ hiện tại

1. Nhân sự bảo vệ thường xuyên thiếu hoặc thay đổi

Một nhân viên nghỉ phép không phải vấn đề lớn.

Nhưng nếu mỗi lần có người nghỉ, phòng hành chính phải tìm người thay, đổi lịch trực hoặc nhờ nhân viên khác làm thêm thì công việc bảo vệ đang tiêu tốn nguồn lực quản lý nhiều hơn dự kiến.

Dấu hiệu cần quan tâm không chỉ là “có thiếu người hay không”, mà là:

Nếu câu trả lời thường xuyên là chính khách hàng, lợi ích của mô hình hiện tại cần được xem xét lại.

2. Hoạt động kéo dài sang ca đêm, cuối tuần hoặc 24/24

Yêu cầu trực liên tục làm thay đổi hoàn toàn bài toán nhân sự.

Một người không thể duy trì một vị trí 24/24. Doanh nghiệp phải tính đến luân phiên ca, ngày nghỉ, thay thế, bàn giao và kiểm soát chất lượng giữa các ca.

Đây là một trong những thời điểm phổ biến mà việc tự tuyển một vài nhân viên bảo vệ bắt đầu trở thành một hệ thống nhân sự riêng.

3. Lượng người và phương tiện ra vào tăng nhanh

Khi phần lớn nhân viên đều quen biết nhau, việc kiểm soát có thể tương đối đơn giản.

Nhưng khi doanh nghiệp có nhiều khách, nhà thầu, nhà cung cấp, tài xế và phương tiện giao nhận, nhận biết cá nhân không còn đủ.

Cần xác định ai được vào, đi đâu, ai xác nhận, phương tiện đến với mục đích gì và trường hợp bất thường phải chuyển cho ai.

Đặc biệt tại nhà máy, kho và logistics, kiểm soát người – xe – hàng hóa phải được tổ chức như các luồng liên quan, không thể chỉ giao cho một người “trông cổng”.

4. Giá trị tài sản hoặc số khu vực cần kiểm soát tăng

Một văn phòng nhỏ khác hoàn toàn với cơ sở có kho, phòng thiết bị, bãi xe, tầng hầm, khu vực kỹ thuật hoặc tài sản giá trị cao.

Khi số khu vực tăng, doanh nghiệp bắt đầu cần quy định quyền tiếp cận, tuyến tuần tra, chìa khóa, bàn giao tài sản và dữ liệu kiểm tra.

5. Những lỗi nhỏ giống nhau bắt đầu lặp lại

Người lạ vào mà không được phát hiện. Khách không được xác minh đúng. Xe đỗ sai vị trí. Chìa khóa bàn giao không rõ. Tài sản mang ra thiếu thông tin. Nhân viên rời chốt. Ca sau không biết ca trước còn sự việc chưa xử lý.

Một lỗi đơn lẻ có thể là lỗi cá nhân.

Nhưng khi nhiều nhân viên cùng mắc một dạng lỗi hoặc lỗi tiếp tục tái diễn sau chấn chỉnh, nguyên nhân có thể nằm ở quy trình, đào tạo hoặc cơ chế quản lý.

Doanh nghiệp không nhất thiết phải chờ đến khi xảy ra mất mát nghiêm trọng mới thay đổi cách tổ chức.

6. Bộ phận hành chính, nhân sự hoặc vận hành đang mất quá nhiều thời gian quản lý bảo vệ

Đây là loại chi phí rất dễ bị bỏ qua.

Chi phí của lực lượng bảo vệ nội bộ không chỉ gồm tiền lương.

Doanh nghiệp còn dành thời gian cho tuyển dụng, phỏng vấn, hồ sơ, xếp lịch, nghỉ phép, chấm công, điều động, đào tạo, xử lý vi phạm và tìm người thay thế.

Nếu những đầu việc này ngày càng lớn nhưng không tạo ra giá trị cốt lõi cho doanh nghiệp, việc thuê ngoài có thể trở thành một quyết định hợp lý về quản trị.

Điều cần so sánh không chỉ là:

Mà phải là:

7. Doanh nghiệp mở thêm nhà máy, kho, văn phòng hoặc nhiều địa điểm

Một cơ sở có thể quản lý theo kinh nghiệm cá nhân.

Khi có nhiều địa điểm, nguy cơ mỗi nơi hình thành một cách làm khác nhau tăng lên.

• Nơi này dùng một mẫu sổ.
• Nơi khác lại có quy định riêng.
• Quản lý A yêu cầu một cách.
• Quản lý B lại yêu cầu cách khác.

Khi đó, nhu cầu không còn đơn giản là “có bảo vệ ở từng nơi”, mà là duy trì một chuẩn vận hành tương đối thống nhất trên nhiều mục tiêu.

Một nhà cung cấp có hệ thống quản lý theo khu vực có thể tạo lợi thế nếu chứng minh được khả năng duy trì tiêu chuẩn này.

8. Doanh nghiệp cần một đầu mối chịu trách nhiệm về kết quả thay vì quản lý từng cá nhân

Đây là dấu hiệu quan trọng nhất.

Trong mô hình tự quản lý, doanh nghiệp thường trực tiếp giải quyết từng nhân viên:

• Ai nghỉ?
• Ai đi trễ?
• Ai chưa được đào tạo?
• Ai phải thay ca?

Trong mô hình dịch vụ đúng nghĩa, khách hàng xác định yêu cầu và kiểm tra kết quả; nhà cung cấp phải chịu trách nhiệm tổ chức con người phía sau để duy trì dịch vụ.

3. Bảo vệ nội bộ hay thuê ngoài: không có mô hình nào luôn tốt hơn

Một bài tư vấn đáng tin không nên mặc định rằng mọi doanh nghiệp đều phải thuê công ty bảo vệ.

Khi bảo vệ nội bộ vẫn có thể phù hợp

Một cơ sở nhỏ, giờ làm việc ổn định, ít vị trí, ít khách và có sẵn người quản lý trực tiếp có thể chưa cần thuê ngoài.

Bảo vệ nội bộ cũng có lợi thế về mức độ gắn bó và hiểu môi trường doanh nghiệp sau thời gian dài.

Nếu doanh nghiệp có bộ máy đủ khả năng tuyển dụng, đào tạo, bố trí ca và duy trì lực lượng thì đây vẫn là một lựa chọn hợp lý.

Khi thuê ngoài bắt đầu có lợi thế

Thuê ngoài có ý nghĩa khi nhà cung cấp có khả năng thực hiện tốt hơn các việc doanh nghiệp đang phải tự làm:

• Tuyển và sàng lọc nhân sự.
• Tổ chức lịch trực.
• Bố trí người thay.
• Đào tạo và tái đào tạo.
• Duy trì chỉ huy.
• Kiểm tra chất lượng.
• Xử lý biến động.
• Cung cấp một đầu mối chịu trách nhiệm.

Doanh nghiệp vẫn xác định tiêu chuẩn và giám sát dịch vụ, nhưng không phải xử lý toàn bộ vòng đời nhân sự bảo vệ mỗi ngày.

Có thể lựa chọn mô hình kết hợp

Không nhất thiết chỉ có hai lựa chọn “100% nội bộ” hoặc “100% thuê ngoài”.

Một số doanh nghiệp có thể giữ quản lý an ninh, Security Manager hoặc đầu mối nội bộ để kiểm soát chính sách, trong khi lực lượng trực tiếp tại cổng, tuần tra và các vị trí vận hành do nhà cung cấp đảm nhiệm.

Đây là mô hình đáng cân nhắc khi doanh nghiệp muốn giữ quyền kiểm soát chiến lược nhưng không muốn tự quản lý toàn bộ lực lượng.

Câu hỏi vì vậy không phải:

Mà là:

4. Trước khi hỏi giá, doanh nghiệp nên làm rõ 7 thông tin

Một trong những sai lầm phổ biến nhất khi tìm công ty bảo vệ là bắt đầu bằng:

Giá quan trọng, nhưng nếu phạm vi chưa rõ thì con số rất khó so sánh.

Trước khi yêu cầu báo giá, doanh nghiệp nên chuẩn bị tối thiểu:

1. Loại hình mục tiêu

Nhà máy, kho, văn phòng, tòa nhà, chung cư, ngân hàng, trường học hay công trường có cấu trúc rủi ro khác nhau.

2. Thời gian cần duy trì bảo vệ

08 giờ, 12 giờ, 16 giờ hay 24/24? Có cuối tuần, lễ, Tết hoặc khung giờ cao điểm không?

3. Các khu vực cần kiểm soát

Cổng, sảnh, kho, bãi xe, tầng hầm, khu vực kỹ thuật, khu vực hạn chế hoặc vành đai.

4. Luồng người và phương tiện

Có bao nhiêu nhóm như CBCNV, khách, nhà thầu, tài xế? Lưu lượng tập trung vào thời điểm nào?

5. Hàng hóa và tài sản

Có hoạt động giao nhận không? Hàng hóa đi qua cổng như thế nào? Có tài sản mang đi sửa chữa, phế liệu hoặc thiết bị của nhà thầu không?

6. Những vấn đề đang gặp

Thiếu người, mất mát, sai quy trình, tác phong, dữ liệu giao ca, khách phàn nàn hay chỉ đơn giản là bộ phận nội bộ đang mất quá nhiều thời gian quản lý?

7. Mức độ quản lý mong muốn

Doanh nghiệp chỉ cần người trực hay cần cả chỉ huy, giám sát, báo cáo, đào tạo, dự phòng và công nghệ hỗ trợ?

Sau khi các yếu tố này tương đối rõ, việc so sánh giá thuê dịch vụ bảo vệ mới có ý nghĩa.

5. Trước khi chọn công ty bảo vệ, hãy yêu cầu họ trả lời 10 câu hỏi

Doanh nghiệp có thể dùng cùng một bộ câu hỏi cho nhiều nhà cung cấp:

1. Những rủi ro chính của mục tiêu này là gì?
2. Vì sao đề xuất số vị trí và khung giờ như vậy?
3. Mỗi vị trí kiểm soát vấn đề gì?
4. Ai chịu trách nhiệm quản lý nhân viên sau khi triển khai?
5. Khi một nhân viên nghỉ đột xuất, công ty xử lý thế nào?
6. Nhân viên mới được đào tạo mục tiêu trước khi vào trực ra sao?
7. Ai kiểm tra chất lượng và bằng chứng kiểm tra là gì?
8. Khi xảy ra sự việc, dữ liệu nào có thể truy nguyên?
9. Phần việc nào thuộc bảo vệ và phần việc nào vẫn thuộc khách hàng?
10. Chênh lệch giữa mức giá của công ty với đơn vị khác đến từ cấu phần nào?

Một nhà cung cấp thực sự hiểu nghiệp vụ phải giải thích được phương án của chính khách hàng, không chỉ gửi một hồ sơ năng lực chung.

Đặc biệt, hãy hỏi:

Câu hỏi này thường cho thấy khá rõ nhà cung cấp đang bán nhân sự hay thực sự cung cấp dịch vụ được quản lý.

6. Dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp phải giúp doanh nghiệp giảm gánh nặng quản lý

Nếu sau khi thuê công ty bảo vệ, khách hàng vẫn phải:

• Tìm người thay khi thiếu quân.
• Hướng dẫn từng nhân viên mới.
• Nhắc chỉ huy kiểm tra.
• Xử lý lịch trực.
• Theo dõi tác phong hằng ngày.
• Tự giải quyết các lỗi lặp lại.

Thì giá trị của việc thuê ngoài chưa được tạo ra đầy đủ.

Một dịch vụ chuyên nghiệp phải tạo thêm một lớp quản lý phía sau nhân viên.

Khách hàng nên quản lý yêu cầu – tiêu chuẩn – kết quả – sai lệch, còn nhà cung cấp chịu trách nhiệm tổ chức lực lượng để đáp ứng những yêu cầu đó.

Đây cũng là lý do khi đánh giá một công ty bảo vệ chuyên nghiệp, doanh nghiệp nên nhìn vào hệ thống vận hành chứ không chỉ tác phong của một vài nhân viên trong ngày khảo sát.

7. ANCV tiếp cận bài toán thuê dịch vụ từ khảo sát thực tế

Theo thông tin hiện công bố, An Ninh Cảnh Vệ được thành lập năm 2016. Website công ty công khai Hội đồng sáng lập và Ban điều hành với nhiều thành viên có quá trình công tác trong Quân đội, Công an và lĩnh vực an ninh.

ANCV công bố quy trình dịch vụ gồm sáu bước:

Cách tiếp cận này phù hợp với bản chất của quyết định thuê dịch vụ bảo vệ: không nên chốt số lượng nhân sự trước khi hiểu mục tiêu đang cần kiểm soát điều gì.

Website ANCV hiện cũng công bố hệ thống văn phòng tại miền Bắc, miền Nam và nhiều khu vực triển khai; đồng thời giới thiệu các nhóm dịch vụ cho nhà máy – khu công nghiệp, tòa nhà – văn phòng và các loại hình mục tiêu khác.

Trên website, ANCV hiện hiển thị các khách hàng và dự án doanh nghiệp tiêu biểu. Những thông tin tự công bố này là cơ sở ban đầu để khách hàng tiếp tục yêu cầu đối chiếu hồ sơ và năng lực thực tế khi thẩm định nhà cung cấp.

Điều quan trọng hơn thương hiệu là phương án cụ thể dành cho chính mục tiêu.

Nếu doanh nghiệp đang phân vân chưa biết nên tiếp tục bảo vệ nội bộ, chuyển sang thuê ngoài hay sử dụng mô hình kết hợp, bước đầu tiên chưa nhất thiết phải là yêu cầu báo giá.

Có thể bắt đầu bằng khảo sát hiện trạng để làm rõ:

• Doanh nghiệp đang cần kiểm soát điều gì?
• Mô hình hiện tại đang tốn nguồn lực ở đâu?
• Điểm nào đang có rủi ro?
• Bao nhiêu vị trí thực sự cần thiết?
• Phần trách nhiệm nào nên giữ nội bộ?
• Phần nào có thể giao cho nhà cung cấp?

Từ đó mới có cơ sở để quyết định mô hình và chi phí.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp nhỏ có cần thuê công ty bảo vệ không?

Không nhất thiết. Nếu cơ sở nhỏ, giờ hoạt động cố định, ít người ra vào và doanh nghiệp tự quản lý hiệu quả thì mô hình đơn giản có thể vẫn phù hợp. Nên thuê ngoài khi mức độ phức tạp hoặc gánh nặng quản lý tăng.

Thuê bảo vệ nội bộ có rẻ hơn thuê dịch vụ không?

Không thể kết luận chỉ bằng tiền lương. Cần tính thêm tuyển dụng, quản lý, dự phòng, ngày nghỉ, đào tạo, đồng phục, điều phối và thời gian quản lý nội bộ.

Khi nào vị trí bảo vệ nên trực 24/24?

Khi rủi ro hoặc yêu cầu kiểm soát tồn tại liên tục, kể cả ngoài giờ hoạt động chính. Không phải mọi vị trí đều cần trực 24/24; thời gian phải dựa vào chức năng thực tế.

Có nên chọn công ty bảo vệ có giá thấp nhất?

Không nên chỉ dùng giá làm tiêu chí. Trước tiên phải chuẩn hóa phạm vi, tiêu chuẩn nhân sự, thời gian trực, chỉ huy, đào tạo, lực lượng dự phòng và trách nhiệm. Sau đó mới có thể so giá tương đối công bằng.

Doanh nghiệp đang dùng bảo vệ nội bộ có thể chuyển từng phần sang thuê ngoài không?

Có. Mô hình kết hợp thường phù hợp khi doanh nghiệp muốn giữ quản lý an ninh hoặc một số vị trí nhạy cảm nội bộ nhưng thuê nhà cung cấp đảm nhiệm lực lượng trực tiếp và bù thay.

Khi nào nên yêu cầu khảo sát trước khi thuê?

Khi mục tiêu có nhiều cổng, nhiều khu vực, hoạt động 24/24, giao nhận hàng hóa, nhiều nhà thầu hoặc doanh nghiệp chưa chắc số lượng vị trí thực sự cần thiết. Khảo sát giúp xác định yêu cầu trước khi chốt định biên và giá.

Kết luận: thời điểm nên thuê bảo vệ là khi doanh nghiệp cần một hệ thống, không chỉ cần thêm một người

Doanh nghiệp không nhất thiết phải thuê công ty bảo vệ chỉ vì quy mô lớn hơn.

Ngưỡng chuyển đổi thực sự xuất hiện khi an ninh bắt đầu đòi hỏi tính liên tục, nhân sự dự phòng, quy trình, chỉ huy, phối hợp và trách nhiệm quản lý rõ ràng.

Khi doanh nghiệp vẫn phải tự giải quyết hầu hết những vấn đề này, hãy tính lại toàn bộ chi phí và nguồn lực đang bỏ ra.

Nếu nhà cung cấp bên ngoài có thể duy trì lực lượng ổn định hơn, chuẩn hóa cách vận hành và giảm gánh nặng quản lý với chi phí hợp lý, thuê dịch vụ bảo vệ trở thành một quyết định quản trị có cơ sở.

ANCV định hướng khảo sát trước khi xây dựng phương án.

Doanh nghiệp đang mở cơ sở mới, đánh giá lại lực lượng nội bộ hoặc chuẩn bị thay nhà cung cấp có thể yêu cầu ANCV khảo sát và tư vấn phương án để rà soát rủi ro – điểm kiểm soát – thời gian – trách nhiệm – định biên trước khi yêu cầu báo giá.